Ufficio Staff e personale strutturato

Responsabile

Anna Stermieri

Mission

Gestione amministrativa del personale tecnico-amministrativo, docente e ricercatore afferente al Dipartimento, gestione delle pratiche per l’attivazione dei corsi di dottorato del Dipartimento, supporto agli organi del Dipartimento per i processi elettorali e lo svolgimento delle sedute, gestione della comunicazione e dei rapporti con l’esterno.

Principali attività

• Supporto all’attivazione dei corsi di dottorato e delle borse di dottorato, compreso il trasferimento dei finanziamenti dipartimentali all’area competente dell’Amministrazione generale, e supporto all'approvazione della programmazione didattica e della SUA CdS dei corsi di dottorato;
• supporto alla negoziazione e stipula di convenzioni con enti esterni per il cofinanziamento di borse di dottorato;
• rendicontazione budget personale assegnato ai dottorandi (10%);
• gestione delle procedure elettorali di competenza del Dipartimento (elezione del Direttore, elezione del Responsabile dell'Unità Organizzativa di Sede di Forlì, elezione dei rappresentanti del personale TA in Consiglio e in Giunta, elezione dei rappresentanti degli studenti in Giunta, elezione dei Coordinatori dei Corsi di dottorato di cui il Dipartimento risulta proponente, elezione dei rappresentanti dei dottorandi, elezione dei rappresentanti degli studenti in Commissione Paritetica, ecc.);
• monitoraggio delle scadenze delle rappresentanze delle varie componenti negli Organi di Dipartimento e gestione dei subentri;
• atti di designazione dei componenti degli Organi di Dipartimento, delle Commissioni e dei delegati del Direttore;
• aggiornamento della composizione della Giunta, del Consiglio, delle Commissioni istruttorie e dei Delegati del Direttore sull'applicativo DB Organi;
• supporto amministrativo per lo svolgimento delle sedute della Giunta e del Consiglio di Dipartimento (es. definizione e pubblicazione del calendario delle sedute, prenotazione aule, predisposizione dell’ordine del giorno; convocazione, pubblicazione dei documenti preparatori, tenuta delle presenze e verbalizzazione delle sedute; predisposizione e trasmissione degli attestati di delibera agli uffici competenti);
• gestione delle pratiche relative al conferimento di deleghe alla Giunta e al Direttore su materie di non esclusiva competenza del Consiglio di Dipartimento;
• gestione delle pratiche relative alla programmazione del reclutamento del personale docente, ricercatore e tecnico (fase 1 e 2), incluse le proposte di chiamata e conferma in ruolo, chiamate dirette e richiesta di proroga di contratti a tempo determinato;
• gestione amministrativa del personale docente e ricercatore afferente al Dipartimento (prese di servizio, gestione delle presenze, cambio della sede di servizio, cambio del Settore Scientifico Disciplinare, periodi all’estero, cessazioni, adesioni a Centri di Ateneo, associatura ad Enti Esterni, incarichi extraistituzionali, ecc.);
• gestione amministrativa del personale tecnico-amministrativo afferente al Dipartimento (prese di servizio, gestione delle presenze, cambio orari di servizio, cambio sedi di servizio, cessazione, riparto delle prestazioni orarie aggiuntive, ecc.);
• gestione delle pratiche per il riconoscimento dell'indennità di rischio del personale;
• presidio dell’attività istruttoria delle pratiche di competenza dell'ufficio ai fini dell'approvazione da parte degli Organi di Dipartimento;
• gestione delle pratiche relative all’adesione del Dipartimento ai Centri Interdipartimentali e ai Centri di Interesse strategico e designazione dei delegati del Direttore a partecipare ai consigli dei Centri a cui il Dipartimento aderisce;
• gestione delle pratiche relative alla partecipazione del Dipartimento a Consorzi e Centri interuniversitari;
• gestione e presidio dei flussi documentali, del protocollo informatico e della PEC del Dipartimento;
• espletamento delle pratiche amministrative inerenti la concessione del patrocinio, del logo di Dipartimento e degli spazi assegnati al Dipartimento;
• aggiornamento delle pagine del sito web istituzionale del Dipartimento per la parte relativa ai servizi amministrativi, agli Organi del Dipartimento, alle Commissioni istruttorie e ai Delegati del Direttore;
• espletamento delle pratiche relative alle autorizzazioni per l'uso delle auto di servizio per il personale non strutturato e prenotazione dei parcheggi per docenti esterni;
• gestione delle attività di competenza del referente privacy del Dipartimento e designazione degli incaricati del trattamento dati;
• gestione delle pratiche relative all’estensione della copertura assicurativa degli studenti che partecipano ai viaggi di istruzione, in raccordo con le filiere didattiche.