Ufficio Budget, acquisti e patrimonio

Responsabile

Patrizia Grandi

Mission

Supporto alla programmazione operativa e finanziaria del Dipartimento, gestione del budget e di tutti gli atti che ne derivano; presidio del processo di approvvigionamento di forniture e servizi e gestione del patrimonio mobiliare e immobiliare del Dipartimento.

Principali attività

• Gestione del processo di programmazione, progettazione, affidamento ed esecuzione degli acquisti di beni e servizi per le esigenze del Dipartimento, ai sensi della normativa vigente e dei regolamenti di Ateneo, garantendo le azioni necessarie alla razionalizzazione della spesa, anche in collaborazione con l’area competente per gli approvvigionamenti; 
• gestione contabile e amministrativa dei contratti passivi per l'approvvigionamento di beni e servizi, liquidazione delle fatture e supporto alla predisposizione dei documenti utili alla comunicazione atti di spesa alla Corte dei Conti;
• supporto ai fornitori per la registrazione sulle piattaforme di approvvigionamento digitale (PAD);
• gestione dei contributi ANAC;
• acquisto di polizze assicurative a copertura di attività specifiche svolte dal Dipartimento;
• gestione amministrativa del patrimonio immobiliare e gestione amministrativa e contabile dei beni mobili nell'ambito dell'autonomia patrimoniale del Dipartimento, anche con riferimento ai veicoli di proprietà del Dipartimento (es. registrazioni inventariali e ricognizione inventariale periodica; stato patrimoniale e scritture di fine anno; acquisizione e gestione di donazioni; dismissioni/alienazioni di beni mobili; affidamento di beni mobili utilizzati esternamente agli spazi dell’Ateneo; trasferimento della titolarità dei beni mobili a seguito cessazione del personale docente; denunce effrazioni, furti e smarrimenti; carico, scarico, trasferimenti tra strutture; verbali di affidamento; pagamento di bolli; acquisto di fuel card; accordi di gestione di spazi e/o attrezzature con altre Strutture di Ateneo; etc.);
• gestione del magazzino della carta e della cancelleria (carico, distribuzione e scarico);
• gestione delle fotocopiatrici (ricognizione delle esigenze, attivazione contratti di noleggio, monitoraggio dei consumi e delle scadenze dei contratti di noleggio); 
• gestione dei contratti di concessione del servizio di organizzazione di eventi e convegni organizzati dal Dipartimento; 
• presidio dell’attività istruttoria delle pratiche di competenza dell'ufficio ai fini dell'approvazione da parte degli Organi di Dipartimento; 
• supporto alla predisposizione del bilancio annuale di previsione autorizzatorio e del bilancio preventivo triennale; supporto alla predisposizione della relazione al bilancio consuntivo; 
• gestione e monitoraggio del budget assegnato dall'Ateneo, delle entrate proprie del Dipartimento e di tutti gli atti che ne derivano, incluse le variazioni di budget e connesse pratiche autorizzatorie; 
• gestione contabile e fiscale del ciclo passivo (gestione degli atti di spesa); 
• gestione contabile e fiscale del ciclo attivo (emissione delle fatture e delle note di credito relative ai contratti conto terzi e alle gare attive, incluse le sponsorizzazioni tecniche; gestione degli incassi dei progetti competitivi e rendicontazione dell’imposta di bollo); 
• gestione contabile del trasferimento agli enti partner dei finanziamenti da progetti competitivi; 
• gestione contabile dei trasferimenti finanziari da e verso altri Centri di Costo dell'Ateneo; 
• gestione del riparto del Budget Integrato per la Didattica e per la Ricerca, inclusi i fondi RFO; 
• gestione e monitoraggio del Budget 10% (spese per la ricerca dei dottorandi); 
• gestione contabile dei finanziamenti dipartimentali per:
  RTD (stanziamento, predisposizione della scheda di certificazione dei costi e trasferimento degli importi all’area competente dell’Amministrazione generale);
  personale TA a tempo determinato;
• gestione delle attività di creazione e razionalizzazione dei progetti contabili e di trasferimento della titolarità a seguito di cessazione del personale docente;
• supporto alla programmazione e alla rendicontazione dell'utilizzo della rendita Masi Carducci; 
• gestione amministrativo-contabile della telefonia mobile e della telefonia fissa; 
• gestione delle attività di recupero crediti in raccordo, ove necessario, con l'unità organizzativa di Ateneo competente per gli aspetti legali; 
• espletamento delle pratiche di spedizione e sdoganamento;
• definizione dei piani finanziari delle commesse conto terzi; 
• recupero dei cofinanziamenti per l'acquisto di licenze software e altri acquisti dipartimentali centralizzati; 
• recupero dai docenti e trasferimento all’area competente dell’Amministrazione generale dei cofinanziamenti richiesti per l'esecuzione di lavori edilizi, delle spese per il mantenimento di brevetti e delle spese relative a software acquistati centralmente; 
• recupero dai docenti e trasferimento all'Amministrazione generale dei rimborsi spese per pulizie straordinarie e portierato straordinario per l'utilizzo di aule al di fuori dell'orario di apertura delle strutture; 
• gestione dei contratti di leasing e noleggi e di manutenzione di impianti e macchinari dei laboratori dipartimentali; negoziazione e stipula di contratti di comodato d'uso di beni mobili in raccordo con l’area competente dell’Amministrazione generale;
• raccordo con le figure competenti per la gestione degli spazi e con gli addetti locali alla sicurezza per gli aspetti di competenza.